A administração do "mailing list" com as devidas exclusões ou alteracções solicitadas de forma imediata irá evitar transtornos como imagem denegrida, insatisfação do usuário, invasão de privacidade ou de processos judiciais.

O tamanho dos arquivos enviados também deverão ser otimizados, com tamanhos reduzidos e adequados aos atuais padrões de telecomunicações e recursos de hardware padrão no Brasil, evitando que a mensagem passe a ser um transtorno na sua recepção e leitura, levando ao desinteresse e insatisfação.

Por fim, é extremamente importante o tratamento de seu conteúdo e sua formatação em padrões visuais adequados, que venham a expressar a imagem pela qual a organização trabalha e considera que seja essencial para a manutenção de suas características, despertando o interesse ou curiosidade na leitura e recepção de futuros informativos.

Trabalhar o equilíbrio destes cuidados e administrar a evolução desta ferramenta para o seu negócio é o que muitas vezes torna complexa a operação para aqueles que não estão totalmente familiarizados com este tipo de ferramenta.
São inúmeras oportunidades de informativos que podem ser trabalhados pelas organizações.

Atualmente, a ferramenta de maior utilização no mundo WEB são os gerenciadores de correio eletrônico. Pelo seu rápido crescimento e pela sua crescente utilização, ele causou impactos negativos nos outros meios de comunicação, a exemplo de informações enviadas pelos tradicionais correios. No meio publicitário, o email é uma das formas mais eficientes de comunicação pessoa a pessoa e com oportunidades de personalização.

O marketing 1to1 deve ser utilizado para conseguir uma relação personalizada com os clientes, de forma a conhecê-los o suficiente para poder oferecer a cada categoria os bens e serviços mais adequados. Esta ferramenta é fundamental na fidelização dos clientes, contribuindo para maximização da receita média por cliente.

Sua entrega de forma rápida e econômica possibilita as organizações divulgarem informações de seu interesse atualizadas na periodicidade considerada mais adequada e interessante ao seu mercado.

Antes do email, acrescentar 10 pessoas a uma lista de público alvo para um informativo poderia representar a necessidade da confecção de uma tiragem maior do informativo, além do aumento do custo do correio, sem que viesse a representar um retorno proporcional.

Através do envio de email para o mailing podemos, além de acrescentar público em número desejado e no momento necessário, direcionar a mensagem com filtros adequados que conduzam a informação a um target maior e de melhor precisão, com custo pouco representativo.

Visto que sua mensagem deve ser direcionada a apenas aqueles que autorizarem ou solicitarem o seu envio, sua eficácia é ainda maior pelo recebimento restrito a quem tem interesse pelo assunto em questão.

O envio restrito a pessoas que autorizarem ou solicitarem o envio é importante pelo aspecto de evitar que a remessa tenha efeito contrário e seja considerada SPAM, inclusive, levando a riscos de processos judiciais.

Uma "mailing list" é, em termos simples, uma lista de endereços eletrônicos para qual é possível enviar uma mensagem que é posteriormente distribuida a todos os membros da lista. Nesta lista são adicionados, alterados e excluídos os endereços eletrônicos de todos os participantes que se interessam pelo tema em questão.

Para que um "mailing list" não seja considerado ilegal (SPAM), deverá ser oferecido aos participantes a manutenção dos seus endereços eletrônicos. Sendo assim caberá a eles a decisão sobre a inclusão, alteração e exclusão de seu e-mail do mailing list.

     1 - Envie o email apenas para quem autorizou ou solicitou o recebimento;

     2 - Dirija a sua mensagem a um grupo homogêneo e restrito de usuários;

     3 - Respeite, de forma rápida, os pedidos de cancelamento ou alteração de cadastro realizados pelos seus participantes;

     4 - Sempre que possível, confirme por email todas as operações realizadas pelos participantes da lista, ou seja, a sua inclusão, alteração do cadastro, recebimento de mensagens ou exclusão da lista;

     5 - Informe a periodicidade de envio a ser realizada, não deixando ocorrer atrasos ou envio de mensagens fora do prazo acordado;

     6 - Dê a possibilidade ao usuário classificar as suas preferências sobre os assuntos oferecidos ou prazos oferecidos;

     7 - Deixe claro as suas intenções sobre o assunto e temas que serão abordados nos NewsLetters a serem encaminhados;

     8 - Seja criativo para enviar as informações de seu interesse, junto as informações de valor aos participantes da lista;

     9 - Mantenha um visual dinâmico e atualizado, assim como seu conteúdo;

     10 - Não venda ou alugue sua lista, exceto, quando autorizado pelos seus participantes. Mesmo assim, tome cuidado com os excessos com excessos ou conteúdos;

     11 - Desenvolva uma política de privacidade e apresente a seus participantes;

     12 - Responda de forma ágil as mensagens de seus usuários. Esteja preparado para retornar aos seus participantes;

     13 - Não envie mensagens longas ou com tamanho de arquivos elevados evitando recepções custosas ou lentas;

     14 - Mantenha a sua identificação de forma clara e visível;

     15 - Evite no texto o uso de expressões ou conteúdos de temas polêmicos, ofensivos ou ilegais, exceto se este for o objetivo do fórum.